Pentadbiran & Kewangan

Written by Administrator

Monday, 21 March 2011 13:37

BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

Unit Kewangan

Bertanggungjawab kepada Mufti dan Ketua Bahagian Pentadbiran.
Memproses dan menyediakan perubahan gaji berkomputer ( Borang A ) bagi semua pegawai dan kakitangan sebagaimana berikut :

i. Lantikan pertama;

ii. Pelepasan jawatan/perletakan jawatan;

iii. Pertukaran;

iv. Menduduki/keluar kuarters;

v. Pelarasan gaji;

vi. Elaun tanggung kerja/memangku;

vii. Elaun-elaun tidak berpencen;

viii. Pergerakan gaji;

ix. Persaraan;

x. Naik pangkat;

xi. Cuti separuh gaji/tanpa gaji;

xii. Ganjaran;

xiii. Semua potongan Biro Angkasa seperti cukai pendapatan, tabung haji, KWSP, koperasi

dll.

Menguruskan hal ehwal gaji pegawai dan kakitangan.
Menyediakan baucer tuntutan perjalanan pegawai dan kakitangan.
Menyelenggara rekod pendapatan dalam Kew. 18.
Menyediakan borang Cukai Pendapatan melalui borang EC.
Menyediakan Sijil Gaji Akhir.
Menerima dan merekod bil-bil, menyedia baucer bayaran, merekod dalam Buku Vot dan hantar baucer ke Perbendaharaan.
Membuat Pesanan Kerajaan, mengeluarkan Waran Kapalterbang dan membuat tempahan tempat penginapan.
Menerima bayaran / hasil, mengeluarkan resit dan merekodkannya dalam Buku Tunai.
Memasukkan hasil ke bank, menyelenggara resit dan penyata pemugut dan membuat penyata hasil bulanan.
Membuat semakan dan menyelenggara filmsy perbendaharaan.
Menyelenggara Akaun Panjar Wang Runcit.
Membantu Ketua Bahagian membuat bajet tahunan.
Membantu proses pelarasan dan pemindahan gaji sekiranya terdapat perubahan struktur gaji kakitangan awam.

Unit Perkhidmatan

Bertanggungjawab kepada Mufti dan Ketua bahagian Pentadbiran;
Mendaftar, membuka dan menyelenggara sistem fail Jabatan;
Menerima surat-surat, memasukkan ke dalam fail dan mengedarkan kepada pegawai bagi tindakan.
Menguruskan pengesahan dalam jawatan, kemasukan ke jawatan berpencen, pemangkuan, kenaikan pangkat dan urusan persaraan;
Membantu mengurus penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT), Laporan Penilaian Prestasi, Penilaian Tahap Kecekapan, anjakan gaji dan anugerah perkhidmatan cemerlang;
Menyelenggara pergerakan dan penyimpanan fail;
Membuat dispatch surat-surat;
Menguruskan semua jenis permohonan dan kelulusan cuti;
Menyelenggara dan mengemaskini Rekod Perkhidmatan dan Cuti;
Menyelenggara data maklumat HRMIS;
Menguruskan semua permohonan pinjaman seperti pinjaman perumahan, komputer, kenderaan dan tambang haji;
Membantu menyediakan perakuan anugerah bintang dan pingat;
Menyimpan pekeliling-pekeliling dan arahan-arahan Kerajaan;
Mengelola urusan latihan dalaman ( anjuran Jabatan ) dan latihan anjuran pihak luar bagi pegawai dan kakitangan Jabatan; &
Membantu urusan Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) dan permohonan memasuki peperiksaan Jabatan.

Unit Perolehan Dan Mesyuarat

Menguruskan stor jabatan yang mengandungi bekalan pejabat dan alat tulis seperti menyimpan dengan selamat, mengemaskini, susun atur dan kebersihan;
Merekod permohonan dan pengeluaran barang-barang;
Menyelenggara rekod harta modal dalam borang-borang / Kad Kew.312, 312A & 313 dan Buku Kew. 314 & 315;
Merekod dan menyediakan nombor inventori kepada semua harta modal dan peralatan jabatan;
Membantu membuat verifikasi stok, pelupusan dan hapus kira;
Membantu urusetia kerja-kerja tender dan sebutharga;
Menyelenggara perjalanan sistem Kad Perakam Waktu;
Menyediakan kad individu ( kad kuning, hijau dan merah );
Menyediakan borang-borang laporan dan merekodkannya ( Borang B1, B2 dan B3 );
Bertanggungjawab menyediakan jamuan mesyuarat, jamuan untuk tetamu, hadiah dan cenderahati; &
Bertanggungjawab menjaga kebersihan pejabat termasuk bilik Air, penggunaan api dan air jabatan.