PEKELILING AM

PEKELILING AM KERAJAAN JOHOR
BILANGAN 3 TAHUN 2001

AUDIT PENGURUSAN

1. TUJUAN
Pekeliling Am ini bertujuan untuk melaksanakan Program Audit Pengurusan ke Jabatan-Jabatan Kerajaan di Daerah-Daerah di dalam Negeri Johor.

2. LATAR BELAKANG
Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri Johor di Mesyuaratnya pada 13 Jun 2001 telah bersetuju supaya dilaksanakan program Audit Pengurusan di pejabat-pejabat Kerajaan. Perlaksanaan Program Audit Pengurusan ini diharapkan akan dapat mengesan pengurusan pelaksanaan pelbagai program dan agenda pembangunan yang telah dirancang bagi memenuhi aspirasi rakyat. Audit Pengurusan adalah sebagai satu strategi dan mekanisma bagi meneruskan pendekatan pembangunan yang holistik dan langkah untuk mewujudkan urustadbir yang baik atau "good governance".

Tujuan Program Audit Pengurusan ini ialah:-

Untuk memastikan setiap Jabatan Kerajaan sentiasa terus menggerakkan budaya kerja cemerlang dalam melaksanakan projek pembangunan dan memberi perkhidmatan kepada orang awam.
Untuk memastikan setiap Jabatan Kerajaan sentiasa mematuhi setiap arahan dan peraturan terkini yang dikeluarkan oleh Kerajaan Negeri, Kerajaan Persekutuan dan Jabatan atau Agensi di peringkat negeri sama ada di dalam bentuk Surat, Arahan Khas, pekeliling dan sebagainya.
Untuk membolehkan Ketua Jabatan menilai prestasi Pegawai mereka di peringkat daerah.
Untuk memperkukuhkan perhubungan yang baik di antara Ketua-Ketua Jabatan dan Pegawai-pegawai di peringkat bawah/daerah.
Untuk membolehkan pihak Pentadbiran Negeri menilai prestasi Jabatan-Jabatan kerajaan dan mengenalpasti masalah yang dihadapi diperingkat akar umbi.

Pasukan Kerja Audit Pengurusan ini akan diketuai oleh Y.B Setiausaha Kerajaan Negeri Johor dan ahli-ahlinya terdiri daripada Y.B Pegawai Kewangan Negeri Johor, Pengarah Unit Perancang Ekonomi Negeri Johor, Pengarah Tanah Dan Galian Negeri Johor, Pengarah Jabatan Agama Negeri Johor dan Ketua Unit Audit Dalam Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Johor atau Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Johor (Cawangan Perkhidmatan) sebagai urusetia.

Pasukan Audit Pengurusan ini akan dibahagikan kepada sembilan pasukan Iaitu:-

Unit Perancang Ekonomi Negeri Johor.
Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor (Cawangan Pentadbiran).
Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor (Cawangan Perkhidmatan).
Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor (Cawangan Perumahan).
Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor (Cawangan Kerajaan Tempatan).
Unit Perkhidmatan Komputer Negeri Johor.
Pejabat Perbendaharaan Negeri Johor.
Pejabat Tanah dan Galian Johor.
Jabatan Agama Negeri Johor.

Setiap Pasukan Audit akan membuat pengauditan terhadap sesuatu jabatan di daerah berdasarkan kepada aspek-aspek yang berkaitan dengan bahagian masing-masing. Aspek-aspek tersebut adalah seperti di Lampiran "A". Selepas selesai kerja-kerja pengauditan, hasil Audit akan dibentangkan di dalam Mesyuarat Penilaian Hasil Audit Pengurusan.

3. AKTIVITI SAMPINGAN YANG DILAKSANAKAN
Disamping itu terdapat beberapa aktiviti sampingan sempena lawatan kerja Pasukan Audit Pengurusan ini semasa melawat sesuatu daerah tersebut. Diantara aktiviti tersebut ialah :-

Sukan Golf

Sukan Golf ini diaturkan bagi tujuan merapatkan hubungan silaturahim dan Pasukan Audit Pengurusan ini dapat berinteraksi dengan pegawai-pegawai di daerah berkenaan dengan lebih mesra disamping membincangkan perkara-perkara yang melibatkan peningkatan kualiti kerja.

PUSPANITA

Diharapkan PUSPANITA Negeri dapat membantu PUSPANITA Daerah dalam melaksanakan program-program di daerah seperti Program Ceramah Intelektual, Program Pembangunan Diri Dan Keluarga dan Program-Program Sosial yang lain.
Perjumpaan Y.B Setiausaha Kerajaan Johor Dengan Pegawai-Pegawai Tadbir Negeri dan Agama Di Daerah Tersebut.
Ia diaturkan untuk memberi ruang dan peluang kepada Pegawai-pegawai Tadbir Negeri dan Agama di Daerah untuk membentangkan cadangan plan-plan tindakan kerja pegawai yang berkenaan dalam pendekatan meningkatkan tahap keprofesionalan perkhidmatan dan perkara-perkara yang bersangkutan dengan kerja mereka.

Majlis Tahlil.

Budaya membaca Yasin pada hari Khamis malam Jumaat sememangnya menjadi budaya bagi Masyarakat Beragama Islam di Negeri Johor ini. Oleh itu program membaca yasin dan Majlis Tahlil akan dilaksanakan sempena lawatan kerja Audit Pengurusan ini. Setiap ahli pasukan audit dan Pegawai-pegawai Tadbir di peringkat Daerah dikehendaki bersama-sama hadir di majlis ini.

Forum Agama.

Satu Forum Agama akan dilaksanakan pada hari Khamis iaitu selepas sembahyang Isyak. Tajuk Forum adalah bebas tetapi hendaklah bersesuaian. Pegawai Daerah diminta mempengerusikan forum ini.

Program Membudayakan Al-Quran.

Program Membudayakan Al-Quran akan dilaksanakan semasa lawatan kerja Audit Pengurusan ini bersesuaian dengan Surat Arahan Khas Setiausaha Kerajaan Johor Bil. (14) dlm. SUKJ 676/2-20 bertarikh 28 Februari 1996.

4. JADUAL PROGRAM
Jadual Program Audit Pengurusan ini adalah seperti di Lampiran "B".

5. TARIKH PERLAKSANAAN
Program Audit Pengurusan ini akan mula dilaksanakan pada 5 Julai 2001.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

(Y.B DATO' HAJI AYUB BIN MION)
Setiausaha Kerajaan Johor.

14 Jun 2001
Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor,
(Cawangan Perkhidmatan).

LAMPIRAN A"

ASPEK-ASPEK YANG AKAN DIAUDIT ADALAH SEPERTI BERIKUT:-

BIL. PASUKAN AUDIT ASPEK PENGAUDITAN

1. Unit Perancang Ekonomi Negeri Johor a. Perlaksanaan Projek Pembangunan
- Di bawah Rancangan Malaysia 5 tahun.
- Berdasarkan Belanjawan Tahunan.

2. Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor(Cawangan Perkhidmatan) a. Perlaksanaan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran
Awam.
b. Perlaksanaan Majlis Bersama Jabatan.
c. Perlaksanaan Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan.
d. Kad Perakam Waktu.
e. Perjawatan.
f. Perkhidmatan.
g. SISPEN.
h. Keperluan Latihan Kakitangan.
(Pembangunan Sumber Manusia).

3. Pejabat Setiausaha Kerajaan
Johor (Cawangan Perumahan) a. Pembangunan Perumahan

4. Pejabat Setiausaha Kerajaan
Johor
(Cawangan Kerajaan Tempatan) a. Perlaksanaan Projek-Projek Pembangunan
dibawah peruntukan Kementerian Perumahan
& Kerajaan Tempatan yang dilaksanakan oleh
PBT.
b. Perlaksanaan SBPBT (Sistem Bersepadu Pihak
Berkuasa Tempatan).
c. Pengurusan Kewangan Di Pihak Berkuasa
Tempatan.
d. Program di Belanjawan Kerajaan Johor.

5. Pejabat Setiausaha Kerajaan
Johor (Cawangan Pentadbiran) a. Hari Bertemu Rakyat.
b. Aduan Awam.
c. Perlaksanaan Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1994: Pengibaran Bendera Malaysia di Bangunan-Bangunan Kerajaan.
d. Program Membudayakan Al-Quran.
e. Perhimpunan Bulanan diadakan setiap bulan.

6. Unit Perkhidmatan Komputer
Negeri Johor. a. Perlaksanaan Johor Information Infrastructure
(JII).

Inventori.

Pengendalian Laman Web.

Keselamatan ICT.

Penggunaan E-Mel.

Sistem Pungutan Hasil Tanah

7. Perbendaharaan Negeri Johor. a. Kawalan Perbelanjaan.
b. Kawalan Hasil.
c. Penyelenggaraan Akaun Amanah/Deposit.
d. Panjar Wang Runcit.
e. Penyesuaian Akaun Bank.
f. Pemerhatian Audit yang belum dijawab.
g. Penyelenggaraan bayaran gaji Jabatan.
h. Penyelenggaraan Inventori dan Stor.
i. Perlaksanaan Peraturan-peraturan kewangan semasa penutupan akaun pada akhir tahun.
j. Pematuhan Pekeliling dan Surat Pekeliling
Perbendaharaan Malaysia dan Perbendaharaan Negeri.

8. Pejabat Tanah dan Galian Johor a. Kurniaan Tanah.
b. Pungutan Hasil.
c. Pendaftaran.
d. Penempatan.
e. Penguatkuasaan
f. Sistem Pendaftaran Tanah Berkomputer

9. Jabatan Agama Johor. a. Perlaksanaan program-program keagamaan
di daerah.

[Top]

LAMPIRAN "B"

JADUAL PROGRAM LAWATAN KERJA AUDIT PENGURUSAN.

MASA PROGRAM

HARI PERTAMA (KHAMIS)
2.00 ptg        - Audit Pengurusan.
3.00 ptg        - Aktiviti PUSPANITA.
4.30 ptg        - Audit Pengurusan selesai.
                    - Solat Asar.
5.00 ptg        - Acara Bersukan (Golf).
7.00 malam   - Solat Maghri
                    - Majlis Tahlil
                    - Solat Isyak
                    - Forum Agama

HARI KEDUA (JUMAAT)
8.00 pagi       - Program Membudayakan Al-Quran.
9.00 pagi       - Mesyuarat Penilaian Hasil Audit Pengurusan
                     - Sembahyang Jumaat.
3.00 ptg         - Perjumpaan Y.B Dato’ Setiausaha Kerajaan
                       Johor dengan semua Pegawai Tadbir Negeri/Agama Johor.
                    - Ucapan Pegawai Daerah.
                    - Pembentangan kertas kerja oleh Pegawai-Pegawai Tadbir Negeri/Agama Johor.
                    - Ulasan oleh Y.B Dato Setiausaha Kerajaan Johor.
                    - Majlis bersurai.

[Top] [Back]

BIL.	PASUKAN AUDIT	ASPEK PENGAUDITAN
1.	Unit Perancang Ekonomi Negeri Johor	a. Perlaksanaan Projek Pembangunan - Di bawah Rancangan Malaysia 5 tahun. - Berdasarkan Belanjawan Tahunan.
2.	Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor(Cawangan Perkhidmatan)	a. Perlaksanaan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam. b. Perlaksanaan Majlis Bersama Jabatan. c. Perlaksanaan Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan. d. Kad Perakam Waktu. e. Perjawatan. f. Perkhidmatan. g. SISPEN. h. Keperluan Latihan Kakitangan. (Pembangunan Sumber Manusia).
3.	Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor (Cawangan Perumahan)	a. Pembangunan Perumahan
4.	Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor (Cawangan Kerajaan Tempatan)	a. Perlaksanaan Projek-Projek Pembangunan dibawah peruntukan Kementerian Perumahan & Kerajaan Tempatan yang dilaksanakan oleh PBT. b. Perlaksanaan SBPBT (Sistem Bersepadu Pihak Berkuasa Tempatan). c. Pengurusan Kewangan Di Pihak Berkuasa Tempatan. d. Program di Belanjawan Kerajaan Johor.

5.	Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor (Cawangan Pentadbiran)	a. Hari Bertemu Rakyat. b. Aduan Awam. c. Perlaksanaan Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1994: Pengibaran Bendera Malaysia di Bangunan-Bangunan Kerajaan. d. Program Membudayakan Al-Quran. e. Perhimpunan Bulanan diadakan setiap bulan.
6.	Unit Perkhidmatan Komputer Negeri Johor.	a. Perlaksanaan Johor Information Infrastructure (JII). Inventori. Pengendalian Laman Web. Keselamatan ICT. Penggunaan E-Mel. Sistem Pungutan Hasil Tanah
7.	Perbendaharaan Negeri Johor.	a. Kawalan Perbelanjaan. b. Kawalan Hasil. c. Penyelenggaraan Akaun Amanah/Deposit. d. Panjar Wang Runcit. e. Penyesuaian Akaun Bank. f. Pemerhatian Audit yang belum dijawab. g. Penyelenggaraan bayaran gaji Jabatan. h. Penyelenggaraan Inventori dan Stor. i. Perlaksanaan Peraturan-peraturan kewangan semasa penutupan akaun pada akhir tahun. j. Pematuhan Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia dan Perbendaharaan Negeri.
8.	Pejabat Tanah dan Galian Johor	a. Kurniaan Tanah. b. Pungutan Hasil. c. Pendaftaran. d. Penempatan. e. Penguatkuasaan f. Sistem Pendaftaran Tanah Berkomputer
9.	Jabatan Agama Johor.	a. Perlaksanaan program-program keagamaan di daerah.