3.1.2.    Gunakan akaun atau alamat e-mel persendirian anda sahaja. Jangan sekali-kali menggunakan akaun milik orang lain atau akaun yang dikongsi bersama untuk mengemukakan pendapat persendirian. Anda juga tidak digalakkan menggunakan akaun yang didaftarkan secara percuma untuk penghantaran e-mel rasmi.

3.1.3.    Rahsiakan nama pengenalan dan katalaluan anda dari pengetahuan orang lain. Pendedahan yang berlaku akan membolehkan orang lain menyalahgunakan kemudahan ini tanpa pengetahuan anda.

3.2.2.    Kemudahan e-mel hendaklah digunakan secara aktif. Anda digalakkan membuka e-mel sebaik saja sampai ke pejabat atau sewaktu memulakan kerja pada waktu pagi. E-mel tersebut boleh dibiarkan aktif pada keseluruhan waktu kerja supaya e-mel yang dialamatkan kepada anda dapat sampai tepat pada masanya untuk diambil tindakan yang selanjutnya. Lakukan pemeriksaan ke atas kotak mel dalam jangkamasa waktu yang sesuai (contohnya pada setiap jam) sekiranya ada e-mel yang memerlukan anda membuat tindakan segera (contohnya menghadiri mesyuarat tergempar).

3.2.3.    Anda harus menghadkan jumlah e-mel yang harus disimpan dalam kotak mel. Hapuskan e-mel yang difikirkan tidak perlu disimpan. Jika anda fikir e-mel itu akan dirujuk kemudian hari atau untuk dijadikan bahan bukti, buatlah salinan e-mel tersebut pada sumber storan kedua seperti disket atau mencetaknya.

3.2.4.    Anda hendaklah sentiasa mengimbas fail dalam kotak mel dengan perisian anti-virus. Berwaspadalah kerana e-mel adalah cara paling mudah untuk menghantar virus dari sebuah komputer ke komputer yang lain. Anda juga hendaklah mempastikan fail yang akan dihantar melalui lampiran (attachment) bebas dari virus. Jika tidak, dengan cara tidak sengaja anda mungkin telah menyebabkan virus itu merebak dengan meluas dan merumitkan langkah-langkah pembaikan.

3.2.5.    E-mel juga mungkin terdedah kepada pencerobohan atau dicapai oleh penceroboh (hackers). Berwaspadalah ketika menghantar atau menyimpan e-mel dalam kotak mel. E-mel seboleh-bolehnya tidak mengandungi maklumat rahsia yang boleh disalahgunakan untuk merosakkan anda, organisasi atau negara anda. E-mel yang sedemikian atau berbentuk peribadi hendaklah dipindahkan ke tempat yang lebih selamat dan tidak disyaki. Jangan tulis sesuatu di dalam kandungan e-mel sepertimana anda tidak mahu menulis sesuatu yang berbentuk rahsia dan peribadi di atas poskad.

3.3.2.    Tulislah e-mel seperti anda menulis secara biasa dengan gabungan teks dalam huruf kecil dan huruf besar di tempat-tempat yang sesuai. Kandungan e-mel dalam huruf besar akan dianggap sebagai mesej berbentuk amaran.

3.3.3.    Gunakan tandatangan (signature) bagi membolehkan penerima mendapat maklumat asas mengenai diri anda. Tandatangan hendaklah ringkas dan mengandungi maklumat nama, jawatan, alamat tempat kerja dan alamat e-mel.

3.3.4.    Buang kandungan e-mel yang asal jika anda hanya ingin menjawab e-mel (reply) dengan hanya mengatakan anda bersetuju tanpa mengutarakan sebarang komen. Edit kandungan e-mel yang diterima dengan seringkas-ringkas mungkin dengan memberi fokus kepada perkara-perkara yang perlu dirujuk sahaja ketika menjawab.

3.3.5.    Amalkan penggunaan fail lampiran ‘attachment file’ semasa penyediaan e-mel jika kandungan maklumat itu telah disimpan sebelum ini, seperti melampirkan fail minit mesyuarat. Walaubagaimanapun pastikan saiz fail itu tidak terlalu besar (tidak melebihi 1MB) untuk mengelakkan beban rangkaian semasa penghantaran e-mel itu. Jika saiz fail itu terlampau besar, pecahkan fail itu kepada fail-fail yang bersaiz lebih kecil dan buatlah penghantaran secara berasingan. Jika membuat attachment surat rasmi, sila pastikan bahawa format letterhead dan logo jabatan adalah sama seperti surat sebenar.

3.4.2 Pastikan dengan betul alamat e-mel yang hendak dihantar. Satu alamat e-mel boleh mewakili satu individu atau mewakili satu kumpulan individu. Salinan kepada (cc) boleh digunakan apabila e-mel tersebut perlu dimaklumkan kepada penerima lain. Elakkan dari menggunakan bcc (blind cc) kerana seolah-olah anda ingin menyembunyikan sesuatu atau anda mempunyai agenda tertentu. Bcc adalah e-mel yang disalinkan kepadaseseorang, tanpa diketahui e-mel tersebut juga dihantar (to) atau disalinkan (cc) kepada orang lain.

3.4.3 Jika anda ingin memanjangkan e-mel yang diterima kepada individu lain, gunakan arahan forward tanpa mengedit kandungan e-mel asal. Jika anda ingin membuat komen peribadi, anda boleh masukkan komen itu di sebelah atas kandungan e-mel asal.